Vamos a describir en detalle los requisitos de los sistemas de gestión  de la innovación conforme a la norma UNE 166002..

Cuadro general:

• Establecer un modelo y sistema de Gestión de la I+D+I
• Responsabilidad de la dirección
• Gestión de los recursos
• Actividades de I+D+I
• Medida, Análisis y Mejora

Esta norma comienza con una declaración de principios sobre la trascendencia de la I+D+I y su influencia decisiva en la competitividad de las organizaciones y en el desarrollo económico y social.

Los requisitos del sistema de gestión de la I+D+I especificados en esta norma son complementarios a los requisitos de cualquier otro sistema de gestión implantado en la organización tales como: gestión de la calidad, gestión medioambiental, gestión ética y social, gestión de la seguridad, gestión de riesgos, etc.

La norma está elaborada para que pueda ser utilizada tanto por partes internas como externas a la organización, incluyendo organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos del sistema de gestión de la I+D+I y los propios de la organización.

No se fijan aspectos prescriptivos o requisitos para que una organización establezca sus políticas de I+D+I, pero sí la capacitan para formular y desarrollar una política y unos objetivos acordes con su tipo de actividad y dimensión.

La norma parte del compromiso de la alta dirección de las organizaciones en la mejora continua, a través del establecimiento de una política de I+D+I y de una revisión continua de la gestión.

Tampoco establece exigencias específicas de actuaciones tecnológicas, ni determina la profundidad que la gestión de la I+D+I ha de tener en la organización, pero sí parte de que la misma reconozca que las actividades de I+D+I son elemento fundamental para obtener la excelencia.

• Los objetivos que se pretenden son los siguientes:
• Fomentar las actividades de I+D+I
• Establecer las bases para iniciarse en tales actividades
• Proporcionar directrices para definir, implantar, organizar y gestionar eficazmente un sistema de I+D+I, con su mantenimiento y mejora continua
• Asegurar que no se pierden actividades susceptibles de generar patentes y obtener beneficios o ayudas
• Potenciar la I+D+I como factor diferencial de excelencia empresarial en los esquemas de reputación corporativa 
• Demostrar frente a terceros el cumplimiento de los requisitos de esta norma y/o certificar el sistema de gestión de I+D+I 

Todos los requisitos de esta norma son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo y tamaño y que, tras hacer un diagnóstico previo de su situación de I+D+I deseen: 

• Establecer las bases para iniciarse en las actividades de I+D+I
• Definir, implantar, mantener al día y mejorar un sistema de gestión de la I+D+I de acuerdo con su política
• Demostrar frente a terceros el cumplimiento de los requisitos de esta norma y/o certificar el sistema de gestión de la I+D+I
  

MODELO Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA IDI

La organización debe establecer, documentar, implantar y mantener un modelo del proceso de I+D+I, así como su sistema de gestión de la I+D+I y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma.

La organización debe:

• Identificar las actividades de I+D+I que deben ser objeto del sistema de gestión de la I+D+I y aplicarlas a través de la organización.
• Determinar la secuencia e interacción de estas actividades.
• Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estas actividades sean eficaces.
• Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estas actividades.
• Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estas actividades y establecer los procedimientos para realizarlos.
• Implantar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estas actividades.
• Establecer y documentar los mecanismos de protección y explotación de resultados.
  

En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier actividad de I+D+I que afecte a la conformidad del sistema de gestión de la I+D+I con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales actividades. El control sobre dichas actividades contratadas externamente debe estar identificado dentro del sistema de gestión de la I+D+I. La documentación del sistema de gestión de la I+D+I debe incluir:

• <>Declaraciones documentadas de una política de I+D+I y de objetivos de I+D+I.
• <>Los procedimientos documentados requeridos en esta norma.
• <>Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de las actividades de I+D+I.
• <>Los registros requeridos por esta norma.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 

Dentro de este apartado se encuentran la definición y estructura de las unidades de I+D+I entendidas como germen, nudo y motor del sistema de gestión.

Se definen dos unidades (puede entenderse como dos partes de una sola): la Unidad de gestión del Sistema de I+D+I y la Unidad de I+D+I. La primera gestiona el sistema y los proyectos y la segunda realiza las actividades de I+D+I que se le asignen.

La primera ha de existir como requisito obligatorio, y la segunda puede existir fuera de la organización como suministrador externo.

En cuanto a la alta dirección, ésta debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implantación del sistema de gestión de la I+D+I, así como con la mejora continua de su eficacia: 

• Comunicando a la organización la importancia de las actividades de I+D+I
• Estableciendo la política de I+D+I
• Asegurando que se establecen los objetivos de I+D+I
• Llevando a cabo las revisiones por la dirección
• Creando la Unidad de Gestión de la I+D+I y, cuando proceda, la Unidad de I+D+I
• Asegurando la disponibilidad de recursos materiales
  
• Aprobando y revisando el presupuesto de I+D+I
  
• Estableciendo la política de protección y explotación de resultados obtenidos

Además debe asegurar que las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso de I+D+I se consideran y analizan, y de que la política de I+D+I:

• Es adecuada al propósito de la organización
• Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos de esta norma y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la I+D+I
• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de I+D+I • Es comunicada y entendida dentro de la organización
• Es revisada para su continua adecuación

Por otro lado, la alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de I+D+I se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización; estos objetivos de I+D+I deben ser medibles y coherentes con la política de I+D+I.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para:

• Implantar y mantener una unidad de gestión de I+D+I y mejorar continuamente su eficacia
• Aumentar la satisfacción de las partes interesadas, dando respuestas a sus necesidades y expectativas
• Fomentar la cooperación con entidades externas que proporcionen conocimientos, metodologías, instrumentos, financiación, etc.

La clave del éxito de la I+D+I es la habilidad del personal para trabajar en equipo y su motivación e ilusión para llegar a resultados. En base a esto, el personal de la organización que realiza y gestiona actividades de I+D+I debe reunir los niveles de cualificación, formación, habilidades y experiencia profesional apropiados, que le califiquen como competente para las actividades que tenga asignadas. La organización debe establecer los procedimientos necesarios para:

• Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I
• Motivar e ilusionar al personal 
• Impulsar la participación de todo el personal
• Fomentar la creatividad y el trabajo en equipo
• Simplificar y facilitar las aportaciones de información de los distintos departamentos.

<>Este apartado termina definiendo la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para alcanzar los objetivos de I+D+I.

ACTIVIDADES DE I+D+I  (más información en nuestra sección de herramientas IDI)

Este punto define con precisión las actividades de la Unidad de I+D+I y la Unidad de gestión del sistema de I+D+I entre las que figuran, en ambos casos, la utilización de las llamadas herramientas de I+D+I, que son las siguientes:

• Vigilancia tecnológica
• Identificación de necesidades de información, su búsqueda, tratamiento, difusión y valoración
• Previsión tecnológica
• Creatividad
• Análisis externo e interno

Otras actividades de extendida utilización son: 

• Identificación y análisis de problemas y oportunidades
• Análisis y selección de ideas de I+D+I
• Planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos
• Transferencia de Tecnología
• Ejecución de proyecto/s (producto de la I+D+I a realizar específicamente por la unidad de I+D+I)
• Diseño básico
• Diseño detallado
• Prueba piloto o Rediseño, demostración, producción y comercialización
• Compras
  
• Resultados del proceso de I+D+I
• Documentación o Seguimiento y medición 
• Protección y explotación de los resultados de las actividades de I+D+I

MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA

Este apartado comprende las auditorías, seguimiento y medición del proceso y de los resultados, control de desviaciones, análisis de datos, así como la mejora continua, acciones correctoras y preventivas. 

• Auditorias internas
• Seguimiento del proceso
• Acciones correctoras y preventivas

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